Wat is IT-outsourcing?

De definitie van outsourcing is het uitbesteden van werkzaamheden aan een externe partij die hierin gespecialiseerd is. In de IT-branche wordt dit veel toegepast, bijvoorbeeld voor softwareontwikkeling, werkplekbeheer of support. Door uit te besteden kunnen organisaties profiteren van gespecialiseerde kennis, schaalvoordelen en kostenbesparing. In dit artikel lees je wat IT-outsourcing precies inhoudt, welke vormen er zijn, waar je op moet letten bij het kiezen van een partner en hoe je er strategisch voordeel mee behaalt.

Wat is IT-outsourcing?

De definitie van IT-outsourcing is het uitbesteden van IT-gerelateerde werkzaamheden aan een externe partij, vaak met als doel kosten te besparen, expertise in te huren of flexibeler te kunnen opereren. IT is bij uitstek een branche die zich leent voor outsourcing, onder andere omdat de meeste benodigdheden (infrastructuur, software) voor een functionerend IT-team eenvoudig online gedeeld kunnen worden. IT-outsourcing bestaat al tientallen jaren, en elk jaar zijn er nieuwe ontwikkelingen binnen deze branche.

Welke onderdelen van de IT kunnen worden uitbesteed, verschilt per bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gaan om het applicatiebeheer (een CRM of ERP-systeem). Ook het technisch beheer (het onderhoud en de beveiliging van de IT-infrastructuur) kan worden uitbesteed aan een derde partij. Ten slotte kan het gaan om het functioneel beheer (het op gang houden van de informatievoorziening).

Een bekende reden om aan IT-outsourcing te doen is mogelijkheid tot kostenbesparing. Nederlandse lonen liggen hoog, en alle IT-activiteiten aan een Nederlands team overlaten kan erg kostbaar zijn. Alle of een deel van deze activiteiten overlaten aan IT’ers in ‘lagelonenlanden’ kan een groot deel van het budget uitsparen. Maar er zijn meer redenen waarom bedrijven voor een vorm van outsourcing kiezen.

Voorbeelden van IT-outsourcing

IT-outsourcing wordt in de praktijk breed ingezet binnen uiteenlopende IT-domeinen. Enkele veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Softwareontwikkeling – het (deels) uitbesteden van het bouwen, testen en onderhouden van applicaties.
• Werkplekbeheer – het beheren van hardware, software en toegangsrechten voor eindgebruikers.
• Systeem- en netwerkbeheer – het monitoren, beveiligen en onderhouden van IT-infrastructuur.
• Cloudmigraties en -beheer – het uitbesteden van het verplaatsen en beheren van data en applicaties in de cloud.
• Helpdesk en support – ondersteuning bij technische problemen via een externe servicedesk.
• IT-security monitoring – continue bewaking van systemen en netwerken door gespecialiseerde teams.

Naast deze functionele toepassingen zien we ook bredere strategische redenen voor outsourcing. Zo bleek uit de ‘IT Sourcing Study’ van Quint en Whitelane (2021) dat 61% van de ondervraagde organisaties IT-outsourcing vooral inzet om snel te kunnen op- en afschalen. In tijden van arbeidsmarktkrapte en onzekerheid, zoals tijdens de coronapandemie, is deze flexibiliteit cruciaal gebleken.

Ook geografisch zien we interessante ontwikkelingen. Steeds meer Nederlandse bedrijven werken met softwareontwikkelaars in landen als Spanje, waar de IT-opleidingen van hoog niveau zijn en het aanbod van gekwalificeerde professionals ruim is. Steden als Valencia, Malaga en Barcelona worden dan ook steeds vaker gekozen als nearshoring-locaties voor IT-outsourcing.

IT blijft één van de meest complexe soorten dienstverlening die er bestaat. IT-outsourcing geeft direct toegang tot hoogopgeleide professionals

De voordelen van ICT-outsourcing

IT-outsourcing kan een effectieve manier zijn om (een deel van) je IT-omgeving professioneel te laten beheren. Het biedt diverse voordelen ten opzichte van het volledig zelf uitvoeren of inhouse houden van deze werkzaamheden.

1. Flexibiliteit
Met IT-outsourcing kun je snel op- of afschalen wanneer dat nodig is. Je betaalt vaak per maand, waardoor je geen langlopende verplichtingen aangaat. Ook hoef je niet te investeren in dure apparatuur of tijdelijke arbeidscontracten – je kunt vrijwel direct starten of stoppen met specifieke projecten.

2. Toegang tot specialistische kennis
IT blijft een van de meest complexe en snel veranderende vakgebieden. Door outsourcing krijg je direct toegang tot hoogopgeleide specialisten die dagelijks werken met de nieuwste technologieën en best practices.

3. Kostenbesparing
Het aannemen van eigen IT’ers met de juiste kennis is kostbaar. Een externe IT-partner beschikt vaak al over een volledig team met de benodigde expertise. Hierdoor profiteer je van schaalvoordelen en een gunstiger kostenstructuur.

4. Focus op je core business
Door je IT gedeeltelijk of volledig uit te besteden, kunnen je medewerkers zich richten op hun kerntaken – zoals strategie, marketing of logistiek. Ook je interne IT-team krijgt ruimte om zich te focussen op de zaken die echt belangrijk zijn voor jouw organisatie.

De eventuele nadelen

Hoewel de voordelen overtuigend kunnen zijn, is het belangrijk ook de mogelijke nadelen van outsourcing goed mee te wegen.

1. Minder directe controle
Samenwerken met een externe partij betekent dat de lijntjes vaak iets langer zijn dan bij een interne IT-afdeling. Dit kan leiden tot minder grip op de uitvoering of een mismatch in verwachtingen. Een heldere SLA (Service Level Agreement) is daarom essentieel om duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid, prestaties en verantwoordelijkheden.

2. Hogere uurtarieven bij lokale partijen
Nederlandse IT-outsourcingbedrijven hanteren doorgaans een hoog kwaliteitsniveau – en daar hoort ook een hoger tarief bij. Zeker bij langdurige inzet of grootschalige projecten kan dit flink oplopen. Alternatieven zoals nearshoring kunnen dan een interessante middenweg bieden tussen kwaliteit en kosten.

Vormen van IT outsourcen

Denk je erover na om een deel van je IT uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf? Dan moet je weten dat er daarvoor verschillende modellen zijn. Het meest opvallende verschil tussen elke vorm van IT-outsourcing is het land waar de IT’ers hun taken verrichten. Zoals je zult zien, brengt dat enkele opvallende verschillen met zich mee, waardoor de ene vorm van IT-outsourcing voor jou bedrijf (veel) geschikter kan zijn dan de andere.

Offshoring

Zoals we al noemden hanteren Nederlandse IT-bedrijven hoge uurtarieven. Het kan daarom aantrekkelijk zijn om de werkzaamheden uit te besteden aan een bedrijf in het verre buitenland, waar de uur- en productielonen lager liggen. India en China, waar de kennis van informatietechnologie relatief hoog is, zijn populaire keuzes.

Voordelen van offshoring

• Goedkoopste optie. Vaak is offshoring de meest betaalbare manier voor een bedrijf om zijn IT-werkzaamheden door een externe partij op te laten knappen. Je kunt prima dienstverlening krijgen voor een erg laag bedrag.
• Snelle groei mogelijk. Veel offshoring-bedrijven hebben een grote pool van specialisten, waardoor snel opschalen mogelijk wordt.

Nadelen van offshoring

• Hogere risico’s. Het kan voorkomen dat de externe partij werk levert dat niet aan de afspraken voldoet. Als dat gebeurt, kan het lastig zijn om verhaal te halen, en het risico op een strop is dan ook aanwezig. Het is slim om vooraf een goede risicoanalyse te maken als je dit model overweegt.
• Verlies van eigendom. Ook is het niet altijd duidelijk of het intellectueel eigendomsrecht van bedrijfsinformatie wordt gerespecteerd door een verre aanbieder.

Nearshoring

Bij nearshoring besteed je de IT-werkzaamheden van je bedrijf ook uit aan het buitenland, maar nu aan landen die relatief dicht in de buurt liggen. Het gaat dan vaak om bedrijven als Spanje, Polen, Roemenië en Bulgarije. Deze vorm van outsourcing brengt zijn eigen plus- en minpunten met zich mee.

Voordelen van nearshoring

• Goedkoper. Ook hier geldt dat de kosten voor het werk lager liggen dan in Nederland, hoewel niet zo laag als in het verre buitenland.
• Makkelijkere communicatie. De cultuurverschillen met Oost- en Zuid-Europese landen zijn kleiner dan die met Azië, en de tijdzones zijn min of meer gelijk. Hierdoor is het vaak makkelijker om te overleggen en afspraken te maken.

Nadelen van nearshoring

• Taalproblemen. Waar Nederlanders er om bekend staan een uitstekende beheersing van de Engelse taal te hebben, kan dat bij contacten in sommige Europese landen soms tegenvallen.
• Duurder dan offshoring. De uurlonen en productiekosten van nearshoring zijn niet zo laag als de kosten van offshoring naar een Aziatisch land.

Onshoring

Een trend van de laatste jaren is om IT-projecten niet uit te besteden aan buitenlandse bedrijven, maar juist te behouden in het eigen land om zo doende de kenniseconomie in stand te houden. Hierbij worden steeds vaker buitenlandse werknemers naar Nederland gehaald en ingelijfd bij Nederlandse IT-bedrijven. Je kunt dus gebruik maken van buitenlandse specialisten die voor een Nederlands bedrijf werken via bijvoorbeeld IT-detachering, een systeem dat ‘onshoring’ genoemd wordt.

Voordelen van onshoring

• Sneller schalen. Outsourcingbedrijven die buitenlandse werknemers inzetten kunnen voor ieder project méér specialisten over laten komen. Daardoor kunnen ze in een krappe arbeidsmarkt snel en flexibel op- en afschalen vergeleken met Nederlandse bedrijven.
• Korte lijntjes. Overleg met een onshoring-bedrijf brengt minimale communicatieproblemen met zich mee. Als direct overleg gewenst is, kan het bedrijf binnen één dagdeel bezocht worden om een nieuwe strategie of planning uit te zetten. Daardoor kan er snel geschakeld worden en is de snelheid van de gewenste dienstverlening maximaal.

Nadelen van onshoring

• Duur. De uurlonen in Nederland behoren tot de hoogste ter wereld, en ook de bijkomende kosten zijn aanzienlijk. Dit blijft het belangrijkste argument om niet voor de premium service van een Nederlands IT-outsourcingbedrijf te kiezen, ook al worden er buitenlandse medewerkers ingezet.

Hoe kies je het juiste outsourcing model?

Als bedrijf heb je dus drie manieren om je IT uit te besteden: nearshoring, offshoring en onshoring. Voor ieder bedrijf is er een model dat het best aansluit bij de specifieke behoeften en wensen, en uiteindelijk is het aan jou om de knoop door te hakken. Om een weloverwogen beslissing te maken waar je onderneming het beste resultaat aan overhoudt, kan je onder andere naar de volgende zes factoren kijken.

1. Kosten. Op dit punt wint offshoring over het algemeen, omdat de uurlonen in Azië lager zijn dan die in welk Europees land dan ook.

2. Taal. In Nederland heeft bijna elke IT-werknemer een goede basiskennis van de Engelse taal. In niet-Anglofone landen in Europa is dit niet zo vanzelf spreken, en dit kan impact hebben op de communicatielijnen.

3. Personeelsaanbod. Per land verschilt het hoe groot de pool van werknemers met een bepaalde opleiding is. De ene soort IT’er vind je vooral in China, en voor de andere specialist zit je juist in Spanje goed.

4. Afstand.  Een belangrijk voordeel van nearshoring is dat Europese landen in (ongeveer) dezelfde tijdzone liggen, zodat hun werkuren grotendeels overlappen met die van jouw bedrijf. Ook ben je met het vliegtuig binnen een paar uur in Spanje of Polen; naar India of China vliegen voor een vergadering betekent een flinke investering van tijd.

5. Cultuurverschillen. De mentaliteit en het arbeidsethos van de werknemers verschilt per land, en de verschillen met de Nederlandse mindset zijn telkens zo complex dat er geen simpele samenvatting mogelijk is. Eigen ervaring en praten met ervaringsdeskundigen kan inzicht bieden in wat een geschikte keuze voor jou is.

Steeds meer Nederlandse bedrijven kiezen tegenwoordig voor nearshoring in plaats van uitbesteding naar Azië

Steeds meer Nederlandse bedrijven kiezen tegenwoordig voor nearshoring in plaats van uitbesteding naar Azië. Als redenen noemen ze de drive en de servicebereidheid van Europese IT’ers, de kortere afstand en de kleinere culturele verschillen, waardoor afspraken maken eenvoudiger is. Ook wordt het aanbod van personeel steeds groter: in navolging van Oost-Europese landen en Spanje starten nu ook Turkije en Marokko IT-projecten die zich specialiseren in het leveren van diensten aan Nederland.

Een laatste trend op het gebied van IT-outsourcing is het werken met hybride teams, die online verbonden zijn en op verschillende plekken ter wereld werken. Deze vorm van uitbesteding, wel ‘multi-sourcing’ genoemd, kan een paar van de voordelen van elk outsourcing model combineren.

Hoe helpt Outtask?

Outtask neemt de zorgen rondom nearshoring volledig uit handen. We doen dit door in de matching niet alleen te letten op technische skills, maar juist ook op cultuur en persoonlijkheid. Bovendien voorzien we ieder project van een Nederlandse projectmanager die de communicatie en samenwerking soepel laat verlopen. Dankzij meer dan 10 jaar ervaring en onze aanpak op maat, zorgen we ervoor dat onze klanten daadwerkelijk succes boeken.

Een nearshorepartner die zich verdiept in jouw organisatie is volgens ons een essentiële voorwaarde voor succes. En daar zetten we ons dan ook elke dag voor in.

👉 Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Neem contact op

Bekijk ook onze klantencases voor voorbeelden uit de praktijk.