IT-Outsourcing: Wat zijn de mogelijkheden, voor- en nadelen?

Wat is outsourcing, en hoe kun je hier je voordeel mee doen binnen de IT-branche? In dit artikel leggen we de voordelen van outsourcing uit, vertellen we waar je op moet letten wanneer je gaat samenwerken met een outsourcingspartner, en bespreken we de meest voorkomende vormen van outsourcing.

Wat is outsourcing?

Outsourcing is het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden aan een derde partij, meestal aan een ander bedrijf dat gespecialiseerd is op het betreffende vlak. Naast dat andere bedrijven mogelijk gespecialiseerder zijn dan jouw bedrijf, zijn er nog meer redenen waarom voor outsourcing gekozen kan worden. Zo kunnen ook praktische redenen of het willen besparen van kosten ten grondslag liggen aan de keuze voor outsourcing.

Outsourcing kan op allerlei vlakken worden ingezet, maar voor sommige diensten is het gebruikelijker dan voor andere. Voorbeelden van werkzaamheden waarbij outsourcing vrij normaal is, zijn onder andere klantenservice, HR en administratie. Daarnaast wordt een groot deel van de IT-activiteiten van Nederlandse bedrijven jaarlijks uitbesteed aan andere bedrijven.

Wat is IT-outsourcing?

IT is bij uitstek een branche die zich leent voor outsourcing, onder andere omdat de meeste benodigdheden (infrastructuur, software) voor een functionerend IT-team eenvoudig online gedeeld kunnen worden. IT-outsourcing bestaat al tientallen jaren, en elk jaar zijn er nieuwe ontwikkelingen binnen deze branche.

Welke onderdelen van de IT kunnen worden uitbesteed, verschilt per bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gaan om het applicatiebeheer (een CRM of ERP-systeem). Ook het technisch beheer (het onderhoud en de beveiliging van de IT-infrastructuur) kan worden uitbesteed aan een derde partij. Ten slotte kan het gaan om het functioneel beheer (het op gang houden van de informatievoorziening).

Een bekende reden om aan IT-outsourcing te doen is mogelijkheid tot kostenbesparing. Nederlandse lonen liggen hoog, en alle IT-activiteiten aan een Nederlands team overlaten kan erg kostbaar zijn. Alle of een deel van deze activiteiten overlaten aan IT’ers in ‘lagelonenlanden’ kan een groot deel van het budget uitsparen. Maar er zijn meer redenen waarom bedrijven voor een vorm van outsourcing kiezen.

Overweeg je outsourcing voor jouw organisatie?

Voorbeelden van IT-outsourcing

We zien bijvoorbeeld dat de belangrijkste reden voor uitbesteding op dit moment niet de lagere kosten of de kwaliteit van de dienstverlening is, maar de mogelijkheid om snel op- en af te schalen. Corona heeft een flinke onzekerheid op de arbeidsmarkt, en daarmee zowel risico’s als kansen, meegebracht. Het snel kunnen uitbreiden of inkrimpen van de activiteiten was volgens de ‘IT Sourcing Study’ van Quint en Whitelane in 2021 voor 61% van de gevraagde organisaties de belangrijkste reden voor IT-outsourcing.

Een andere ontwikkeling is de samenwerking tussen bepaalde Nederlandse bedrijven en softwareontwikkelaars in landen als Spanje. Dat gebeurt omdat het niveau van IT-opleidingen in Spanje hoog is en de werkloosheid ook: Spaanse computerprofessionals en de oververhitte Nederlandse arbeidsmarkt zijn een match made in heaven. Verschillende bedrijven brengen hun werk via IT-outsourcing onder bij bedrijven in Valencia, een stad die bekend staat om zijn kenniseconomie. Ook Madrid en Barcelona zijn populaire keuzes voor IT-outsourcing.

Voor- en nadelen van outsourcing

IT-outsourcing kan een uitstekende oplossing zijn om de computerzaken van je bedrijf te regelen en heeft voordelen boven het zelf in beheer houden daarvan. Aan de andere kant kleven er ook risico’s en nadelen aan deze business practice.

Voordelen

• Flexibiliteit. IT-outsourcing is in elke maat en op elk moment beschikbaar. Je betaalt per maand en als je wil, kun je snel je projecten op- of afschalen. Je hoeft niet te investeren in dure apparatuur of nieuwe werknemers met tijdelijke contracten aan te trekken.
• Specialisme. IT blijft één van de meest complexe soorten dienstverlening die er bestaat. IT-outsourcing geeft direct toegang tot hoogopgeleide professionals op dit gebied, die hun jarenlange ervaring binnen hun vakgebied continu updaten met de nieuwste innovaties.
• Kostenbesparing. Het kan hoge kosten met zich meebrengen om zelf werknemers met de juiste opleiding en vakkennis binnen te halen. Een gespecialiseerd bedrijf voor IT-outsourcing heeft al die kennis al in huis en biedt zijn diensten voor een gunstige prijs aan.
• Focus. Door (een deel van) de IT van een bedrijf te outsourcen kunnen de eigen medewerkers zich concentreren op hun eigenlijke taak, of dat nu management, marketing of logistiek is. Daardoor stijgt de productie van je eigen bedrijf en benut je de talenten van je personeel maximaal. Ook je eigen IT’ers krijgen de handen vrij voor hun core business.

Nadelen

• Risico op minder inspraak. De lijntjes met een extern IT-bedrijf zijn langer dan die met een interne afdeling, waardoor en minder controle mogelijk is en er een kloof kan ontstaan tussen verwachtingen en resultaten. Hierom is het belangrijk om eerst met de externe partij rond de tafel te gaan zitten, en samen een SLA (service-level-agreement) op te stellen.
• Forse uurtarieven. Nederlandse IT-bedrijven die outsourcingdiensten aanbieden hebben een hoog kennis- en kwaliteitsniveau. De tarieven voor hun diensten kunnen dus aanzienlijk zijn.

Vormen van outsourcing

Denk je erover na om een deel van je IT uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf? Dan moet je weten dat er daarvoor verschillende modellen zijn. Het meest opvallende verschil tussen elke vorm van IT-outsourcing is het land waar de IT’ers hun taken verrichten. Zoals je zult zien, brengt dat enkele opvallende verschillen met zich mee, waardoor de ene vorm van IT-outsourcing voor jou bedrijf (veel) geschikter kan zijn dan de andere.

Offshoring

Zoals we al noemden hanteren Nederlandse IT-bedrijven hoge uurtarieven. Het kan daarom aantrekkelijk zijn om de werkzaamheden uit te besteden aan een bedrijf in het verre buitenland, waar de uur- en productielonen lager liggen. India en China, waar de kennis van informatietechnologie relatief hoog is, zijn populaire keuzes.

Voordelen van offshoring

• Goedkoopste optie. Vaak is offshoring de meest betaalbare manier voor een bedrijf om zijn IT-werkzaamheden door een externe partij op te laten knappen. Je kunt prima dienstverlening krijgen voor een erg laag bedrag.
• Snelle groei mogelijk. Veel offshoring-bedrijven hebben een grote pool van specialisten, waardoor snel opschalen mogelijk wordt.

Nadelen van offshoring

• Hogere risico’s. Het kan voorkomen dat de externe partij werk levert dat niet aan de afspraken voldoet. Als dat gebeurt, kan het lastig zijn om verhaal te halen, en het risico op een strop is dan ook aanwezig. Het is slim om vooraf een goede risicoanalyse te maken als je dit model overweegt.
• Verlies van eigendom. Ook is het niet altijd duidelijk of het intellectueel eigendomsrecht van bedrijfsinformatie wordt gerespecteerd door een verre aanbieder.

Nearshoring

Bij nearshoring besteed je de IT-werkzaamheden van je bedrijf ook uit aan het buitenland, maar nu aan landen die relatief dicht in de buurt liggen. Het gaat dan vaak om bedrijven als Spanje, Polen, Roemenië en Bulgarije. Deze vorm van outsourcing brengt zijn eigen plus- en minpunten met zich mee.

Voordelen van nearshoring

• Goedkoper. Ook hier geldt dat de kosten voor het werk lager liggen dan in Nederland, hoewel niet zo laag als in het verre buitenland.
• Makkelijkere communicatie. De cultuurverschillen met Oost- en Zuid-Europese landen zijn kleiner dan die met Azië, en de tijdzones zijn min of meer gelijk. Hierdoor is het vaak makkelijker om te overleggen en afspraken te maken.

Nadelen van nearshoring

• Taalproblemen. Waar Nederlanders er om bekend staan een uitstekende beheersing van de Engelse taal te hebben, kan dat bij contacten in sommige Europese landen soms tegenvallen.
• Duurder dan offshoring. De uurlonen en productiekosten van nearshoring zijn niet zo laag als de kosten van offshoring naar een Aziatisch land.

Onshoring

Een trend van de laatste jaren is om IT-projecten niet uit te besteden aan buitenlandse bedrijven, maar juist te behouden in het eigen land om zo doende de kenniseconomie in stand te houden. Hierbij worden steeds vaker buitenlandse werknemers naar Nederland gehaald en ingelijfd bij Nederlandse IT-bedrijven. Je kunt dus gebruik maken van buitenlandse specialisten die voor een Nederlands bedrijf werken via bijvoorbeeld detachering, een systeem dat ‘onshoring’ genoemd wordt.

Voordelen van onshoring

• Sneller schalen. Outsourcingbedrijven die buitenlandse werknemers inzetten kunnen voor ieder project méér specialisten over laten komen. Daardoor kunnen ze in een krappe arbeidsmarkt snel en flexibel op- en afschalen vergeleken met Nederlandse bedrijven.
• Korte lijntjes. Overleg met een onshoring-bedrijf brengt minimale communicatieproblemen met zich mee. Als direct overleg gewenst is, kan het bedrijf binnen één dagdeel bezocht worden om een nieuwe strategie of planning uit te zetten. Daardoor kan er snel geschakeld worden en is de snelheid van de gewenste dienstverlening maximaal.

Nadelen van onshoring

• Duur. De uurlonen in Nederland behoren tot de hoogste ter wereld, en ook de bijkomende kosten zijn aanzienlijk. Dit blijft het belangrijkste argument om niet voor de premium service van een Nederlands IT-outsourcingbedrijf te kiezen, ook al worden er buitenlandse medewerkers ingezet.

Hoe kies je het juiste outsourcing model?

Als bedrijf heb je dus drie manieren om je IT uit te besteden: nearshoring, offshoring en onshoring. Voor ieder bedrijf is er een model dat het best aansluit bij de specifieke behoeften en wensen, en uiteindelijk is het aan jou om de knoop door te hakken. Om een weloverwogen beslissing te maken waar je onderneming het beste resultaat aan overhoudt, kan je onder andere naar de volgende zes factoren kijken.

1. Kosten. Op dit punt wint offshoring over het algemeen, omdat de uurlonen in Azië lager zijn dan die in welk Europees land dan ook.

2. Taal. In Nederland heeft bijna elke IT-werknemer een goede basiskennis van de Engelse taal. In niet-Anglofone landen in Europa is dit niet zo vanzelf spreken, en dit kan impact hebben op de communicatielijnen.

3. Personeelsaanbod. Per land verschilt het hoe groot de pool van werknemers met een bepaalde opleiding is. De ene soort IT’er vind je vooral in China, en voor de andere specialist zit je juist in Spanje goed.

4. Afstand.  Een belangrijk voordeel van nearshoring is dat Europese landen in (ongeveer) dezelfde tijdzone liggen, zodat hun werkuren grotendeels overlappen met die van jouw bedrijf. Ook ben je met het vliegtuig binnen een paar uur in Spanje of Polen; naar India of China vliegen voor een vergadering betekent een flinke investering van tijd.

5. Cultuurverschillen. De mentaliteit en het arbeidsethos van de werknemers verschilt per land, en de verschillen met de Nederlandse mindset zijn telkens zo complex dat er geen simpele samenvatting mogelijk is. Eigen ervaring en praten met ervaringsdeskundigen kan inzicht bieden in wat een geschikte keuze voor jou is.

Steeds meer Nederlandse bedrijven kiezen tegenwoordig voor nearshoring in plaats van uitbesteding naar Azië. Als redenen noemen ze de drive en de servicebereidheid van Europese IT’ers, de kortere afstand en de kleinere culturele verschillen, waardoor afspraken maken eenvoudiger is. Ook wordt het aanbod van personeel steeds groter: in navolging van Oost-Europese landen en Spanje starten nu ook Turkije en Marokko IT-projecten die zich specialiseren in het leveren van diensten aan Nederland.

Een laatste trend op het gebied van IT-outsourcing is het werken met hybride teams, die online verbonden zijn en op verschillende plekken ter wereld werken. Deze vorm van uitbesteding, wel ‘multi-sourcing’ genoemd, kan een paar van de voordelen van elk outsourcing model combineren.

Hoe helpt Outtask?

Outtask neemt de zorgen over nearshoring geheel uit handen. Dit doen we door tijdens de matching processen te focussen op de cultuur en persoonlijkheid van beide partijen en door al onze projecten te voorzien van een dedicated Nederlandse projectmanager. Met meer dan 10 jaar ervaring en onze aanpak op maat, kunnen we het succes van al onze klanten verzekeren.

Een outsourcingpartner die zich verdiept in je organisatie is volgens ons een belangrijke voorwaarde voor het succes. En daar zetten we ons dan ook hard voor in. Ben jij benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neemt contact op via +31 (0)20 700 88 51, stuur een mail naar sales@outtask.nl of gebruik de onderstaande contactmogelijkheden.